Effectief vergaderen? Ja leuk!
Vergaderen hoort bij werken in de culturele sector. Tegelijkertijd kosten vergaderingen veel tijd en energie, en leveren ze niet altijd op wat je hoopt. Hoe zorg je dat overleg echt bijdraagt aan je werk, in plaats van het te vertragen? In dit artikel deelt trainer Miriam Grapendaal praktische inzichten uit de workshop Effectief vergaderen. Zodat vergaderen geen noodzakelijk kwaad is, maar een middel dat je helpt vooruit te komen.
Door Miriam Grapendaal, eigenaar en oprichter van TeamTrain.
Zoals Rob de Haas ooit zei: “Vergaderen zonder doel is als midgetgolfen zonder putje.” En zo werkt het ook echt. Je kunt nog zoveel bespreken, maar als je zonder richting de bal heen en weer slaat, wordt het al snel saai en nutteloos. De opmerking na afloop “zo, nu kunnen we eindelijk gaan werken” zal velen bekend voorkomen. En dat is zonde. Zonde van je tijd en zonde van je energie.
Hoe zorg je er samen met collega’s voor dat vergaderingen nuttig, doelgericht en misschien zelfs leuk worden?
Is vergaderen wel nodig?
Begin bij jezelf met een simpele check. Niet elk onderwerp hoeft automatisch op de agenda. Stel jezelf vooraf twee vragen:
- Moet de informatie gedeeld worden?
- Moet de informatie besproken worden?
Is het antwoord op een of beide vragen nee, los het dan anders op. Een mail, een kort overleg of een gedeeld document kan soms effectiever zijn. Toch duwen we onszelf vaak weer in een te kleine vergaderruimte, met te veel agendapunten en te weinig koffie. Terwijl er zoveel alternatieven zijn.
Tijdens een eerdere training merkte een deelnemer op: “Wij vergaderen altijd in deze zaal. Er staat nu eenmaal ‘vergaderzaal’ op de deur.” En zo beperken we onszelf onnodig in hoe we overleggen organiseren. Maak je bewust de keuze om te vergaderen, zorg dan ook dat het de moeite waard is. Een effectieve vergadering kan alleen maar ontstaan door een effectieve en bewuste voorbereiding.
Effectieve vergaderingen vragen voorbereiding
Een effectieve vergadering ontstaat niet vanzelf. Die begint bij bewuste en goede voorbereiding. Daarbij is het belangrijk om eerst een hardnekkig misverstand uit de weg te ruimen: je kunt niet alle vergaderrollen tegelijk vervullen.
Vergaderrollen zijn de taken en verantwoordelijkheden die per overleg worden verdeeld, zoals voorzitter, notulist of procesbewaker. Bij iedere rol hoort iets dat je moet kunnen en iets dat je moet laten. Een notulist kan snel en scherp samenvatten, maar kan daardoor niet altijd actief meepraten. Vooraf bepalen wie welke rol heeft en wat dat betekent, is essentieel.
Vergaderen is niet per definitie saai. Dat wordt het pas als je er geen aandacht aan besteedt. Elk overleg kun je net zo saai of juist dynamisch maken als je zelf wilt. Daarvoor heb je in ieder geval nodig:
- een helder doel per agendapunt
- duidelijke rollen en afspraken
- een passende werkvorm
- actieve betrokkenheid van iedereen
Agendapunt ingebracht? Dan blijf jij aan zet
Nog zo’n misverstand: als je een agendapunt inbrengt, is het daarna automatisch de verantwoordelijkheid van de voorzitter. Vaak gebeurt dat ook, en precies daar ontstaat de inefficiënte vergadering.
Wil jij dat een onderwerp goed wordt behandeld, dan zorg jij voor:
- een korte toelichting: waar gaat het over?
- een duidelijk doel: wat wil je bereiken?
- een aanpak: hoe gaan we dit bespreken?
- heldere verwachtingen: wat vraag je van collega’s, bijvoorbeeld aan voorbereiding?
Doe je dit niet, dan verandert de agenda al snel in een lange lijst met vage titels, zonder richting of doel. En nog voordat de vergadering begint, zakt de energie weg.
Kies de juiste vorm per onderwerp
Bepaal per agendapunt waarom het op de agenda staat en wat het moet opleveren. Als dat duidelijk is, kun je ook kiezen welke vergaderstructuur en werkvorm daarbij past. Niet elk onderwerp vraagt om dezelfde aanpak.
Elk agendapunt heeft zijn eigen doel en vorm. Door daarin te variëren, wordt een vergadering afwisselender, scherper en effectiever. Ga dus eens op zoek naar alternatieve werkvormen om onderwerpen te bespreken.
En voordat je meteen in de uitvoering schiet: neem af en toe samen een stap terug. Wat willen we eigenlijk met onze overleggen? En hoe willen we die voeren? Onderzoek laat zien dat we best willen vergaderen. Mensen blijven nu eenmaal sociale wezens en vinden het prettig om af en toe samen te komen. Maar dan wel bewust.