Timemanagement

Serieus werk maken van beter timemanagement?
Schrijf je nu in voor de training die Jacqueline Smit geeft op 6 juni 2024!

Timemanagement: manage je tijd of jezelf?

Het woord timemanagement is misleidend. Want tijd valt niet te managen, toch? We hebben nog altijd 24 uur in een dag en zeven dagen in een week. Tijd loopt gewoon door, is niet te vertragen of stil te zetten. Daar hebben we geen enkele invloed op. Waar we wél invloed op hebben, is hoe we met die tijd omgaan. We hebben invloed op ons gedrag, op de keuzes die we maken en soms ook op onze directe omgeving.

Als je geregeld verlangt naar een achtste dag in de week en merkt dat je continu het gevoel hebt tijd tekort te hebben, is de wens naar wat overzichtelijke timemanagement-tips en tricks groot. Als ik deelnemers van mijn trainingen vraag om tips met elkaar te delen, merk ik dat er al veel kennis is over die handige tijdbesparende methodes. Vaak weten we wel wat we moeten doen, en toch doen we het niet of werkt het bij jou toch net even anders…

Er zijn heel wat boeken geschreven en trainingen ontwikkeld die gericht zijn op hoe je beter kunt focussen, overzicht kunt houden en een realistische planning kunt maken. Goede hulpmiddelen, maar er is een kans dat deze oplossingen niet aansluiten bij het probleem waardoor jij zo’n tekort aan tijd ervaart.

De redenen waarom mensen tijd ‘verliezen’ of te kort hebben, zijn vaak heel uiteenlopend en vragen daarom ook om andere praktische oplossingen. Als je nu een ultiem rijtje praktische oplossingen van mij verwacht, moet ik je teleurstellen. Inzicht in jouw persoonlijke ‘tijdslurpers’ is belangrijk om echt aan gedrags- en houdingsverandering te werken en zo een passende ‘Timemanagement-trick’ als hulpmiddel in te zetten.

Ken jezelf

Bewustwording van jouw valkuilen is, als het aankomt op hoe je met je tijd omgaat, een belangrijke eerste stap. Vraag je eens af: “Waardoor verlies ik zoveel tijd?” Als jij een sterke overtuiging hebt altijd voor je medemens klaar te moeten staan en je moeite hebt met nee-zeggen, zal een goed opgezette planning al snel overboord gegooid worden bij de eerste de beste hulpvraag van je collega.

Iemand met concentratieproblemen is gebaat bij andere oplossingen dan iemand die overal ja op zegt uit ‘fear of missing out’. Een extreem gestructureerde perfectionist heeft andere hulpmiddelen nodig dan een chaotische creatieve multi-tasker die moeite heeft overzicht te houden. Zelf heb ik voor mijn uitstelgedrag een ander hulpmiddel gevonden dan voor mijn iets te positieve kijk op hoeveel minuten er in een uur zitten en hoe lang ik daadwerkelijk over een taak doe.

Doelen en prioriteiten

Een goede tweede stap is om na te denken wat nou eigenlijk jouw doelstellingen zijn. Welke doelen heb je voor je werk? Welke resultaten moet jij in je werk halen? En ook: wat wil je bereiken in je privéleven? Je hebt per slot van rekening meer rollen in je leven dan je werk. Welke doelen streef je na buiten het werk? Deze hoeven natuurlijk niet allemaal nu en tegelijkertijd bereikt te worden. Maar heb je een globaal idee wat je belangrijk vindt in werk en leven? Als je weet wat voor jou belangrijk is, kun je onderzoeken of je daar nu daadwerkelijk voldoende van jouw kostbare tijd aan besteedt. Als je je doelen helder hebt, ben je beter in staat te prioriteren en daadwerkelijk keuzes te maken.

Conclusie

Ken jezelf: onderzoek wat jouw valkuilen zijn in jouw tijdgebruik en onderzoek wat jouw doelstellingen zijn in je werk en je leven. Dit lijkt makkelijk, maar vergt reflectie en even stilstaan in een tijd van drukte. Op termijn zal het je veel opleveren. Als je meer inzicht in je gedrag en doelen hebt, kun je beter prioriteren, bewuster je gedrag aanpassen en de praktische hulpmiddelen inzetten die het beste bij jou passen.

Ik wil toch niet afsluiten zonder een paar timemanagement-tips:

Tip 1: Voor de deadline-werkers die pas pieken als de druk heel hoog is en de uitstellers die huizenhoog tegen grote projecten opzien, stel ik de ‘kaas-borrelplank’ voor.

Een kilo kaas kun je niet in één keer nuttigen, maar is wel aantrekkelijk als je het in kleine blokjes presenteert. Hak omvangrijke klussen in kleinere stukken met deadlines. Maak eventueel tussentijdse afspraken met anderen over die deadlines. Zo heb je een richtpunt, een stok achter de deur en kun je ook heerlijk af en toe een streep door een verrichte taak zetten.

Tip 2: Wanneer heb jij de meeste energie? Veel mensen zijn in de ochtend scherper en doelgerichter dan later op de dag. Doe die lastige klussen die veel energie van je vragen juist dan. Als je net als ik meer een ‘dieseltje’ bent en je je juist in de middag daadkrachtiger en energieker voelt, plan je die moeilijkere taken dan.

Over de auteur

Jacqueline Smit (www.youbloom.nl) is coach, trainer en loopbaanadviseur en heeft ruim 25 jaar ervaring in coaching, advisering en training op het gebied van burn-outpreventie, burn-outherstel, loopbaancoaching, persoonlijke effectiviteit, communicatie en coachend leiderschap.

Serieus werk maken van beter timemanagement? Schrijf je nu in voor de training timemanagement die Jacqueline Smit geeft op 6 juni 2024!

Meer lezen?

Boek: Stephen Covey - Timemanagement volgens Covey

Artikel: https://www.lucidchart.com/blog/nl/timemanagement-tips-op-werk

App: Pomodoro (browser/Google/Apple). Voor mensen die last hebben van uitstelgedrag, moeite met prioriteiten stellen en moeite hebben om de focus vast te houden. Met de app gebruik je ‘pomodoro techniek’ waarin je in blokken van 25 minuten werkt met korte tussenliggende pauze-momenten en na vier blokjes een langere pauze.