Types of budgets

Throughout the life cycle of your project, you work with different types of budgets. Each phase requires a slightly different approach, tailored to the goals and insights of the moment. Here we explain how you get from an initial estimate to a balanced justification and how you eventually move toward a multi-year budget.

Van concept naar werkbegroting

Je begint met een conceptbegroting: een eerste inschatting van de totale kosten van je project. Deze gebruik je om inzicht te krijgen in wat er financieel nodig is om je plan te realiseren. Ook gebruik je deze versie om in gesprek te gaan met subsidieverstrekkers, fondsen, sponsors of andere geldschieters.

Zodra je weet hoeveel financiering je daadwerkelijk hebt binnengehaald, pas je de begroting aan tot een werkbegroting: dit is de versie waar je project daadwerkelijk op wordt uitgevoerd. Soms betekent dit dat je je plannen iets moet bijstellen. Heb je bijvoorbeeld minder subsidie gekregen dan gehoopt? Dan is het misschien nodig om het aantal uitvoeringen terug te brengen of de schaal van je productie aan te passen. Dat is geen probleem, zolang jouw missie, je drijfveer, je ‘why’, maar overeind blijft. Een festival van tien naar vijf dagen terugbrengen is prima — zolang je nog steeds hetzelfde artistieke of maatschappelijke doel nastreeft.

💡 Tip: Vergeet niet om eventuele wijzigingen aan je plan door te geven aan degenen van wie je al geld hebt ontvangen – zo voorkom je vervelende discussies na afloop van je project.

What's behind your idea?

You have a great plan or idea that you want to implement and you believe it is really important that it be realized, but can you explain it convincingly to others? What is behind your idea, what is at its core? Especially if you are looking for backers, it is important that you can bring them into your motivation. Below are some ways to clearly explain this motivation.

Van werkbegroting naar verantwoording

Na afloop van je project weet je pas echt wat alles gekost heeft. Je stelt dan een eindafrekening op: een overzicht van de daadwerkelijk gemaakte kosten, gebaseerd op de werkelijke cijfers uit je administratie. Deze afrekening is nodig voor de verantwoording richting je financiers. Bij deze afrekening stuur je ook een toelichting mee; zitten er grote veranderingen in dat wat je oorspronkelijk aanvroeg en wat je daadwerkelijk uit hebt gegeven? Leg deze verschillen dan uit.

Components of a budget

In your budget, you make all foreseeable costs clear - including costs that you get sponsored or receive in kind. A budget is always an estimate of the total costs to be incurred, and it is important to be as complete as possible. Below is an overview of common items, including tips and points to consider.

Van project naar meerjarenbegroting

In het begin werk je vooral met projectbegrotingen: afzonderlijke begrotingen per project of initiatief. Maar zodra je meerdere projecten per jaar gaat uitvoeren, of wanneer je organisatie groeit, wordt het handig om met een meerjarenbegroting te werken. Dit vraagt iets meer kennis en know-how van boekhoudsystemen en administratie. Je kijkt verder vooruit en houdt rekening met structurele kosten en terugkerende inkomsten. Dit is essentieel als je wilt bouwen aan een duurzame praktijk binnen de cultuursector.

Sustainable financing

Many creators and cultural organizations start their practice with incidental funding: from project to project. That is a logical and often necessary first step, but it makes you vulnerable. Sustainable funding means securing income in the longer term, for example through long-term subsidies, structural partners or a permanent place in policy programs such as the Basic Infrastructure (BIS). In this article we explore how to go down that road, step by step.

Administratie

Welke begrotingsvorm je ook gebruikt: een goede financiële administratie is onmisbaar. Zorg dat je verschillende versies van je begroting goed bewaart, en houd bij wanneer je welke wijzigingen hebt aangebracht. Maak regelmatig back-ups en sla alles overzichtelijk op. Een heldere administratie stelt je in staat om altijd verantwoording af te leggen over je inkomsten en uitgaven. Hoe groter of complexer je project wordt, hoe belangrijker dit wordt. Goede administratie is niet alleen een verplichting, maar ook een krachtige tool om grip te houden op je project én vertrouwen te wekken bij partners en financiers – en je boekhouder zal je er dankbaar voor zijn.

Financial administration

Are you working on a cultural project or initiative? Then chances are you will have to deal with funding. And therefore also with keeping good records. Whether it's grants, income from ticket sales or sponsorship money - clear financial records are indispensable.