Onderdelen van een begroting

In je begroting maak je alle te verwachten kosten inzichtelijk – ook kosten die je gesponsord krijgt of in natura ontvangt. Een begroting is altijd een inschatting van het totaal te maken kosten, en het is belangrijk om daarin zo volledig mogelijk te zijn. Hieronder vind je een overzicht van veel voorkomende posten, inclusief tips en aandachtspunten:

• Personeel/honoraria
• Programmakosten
• Marketing and communications
• Materialen en benodigdheden
• Locatiehuur
• Reiskosten
• Verzekeringen en vergunningen
• Onvoorzien

Personeel en honoraria

Wie heb je nodig om je project te realiseren? Denk aan artistiek en zakelijk leiders, producenten, technici, programmeurs, marketeers of educatiemedewerkers. Maak onderscheid tussen mensen in loondienst en zelfstandige professionals (zzp’ers). Belangrijk: houd bij het begroten van honoraria rekening met Fair Pay. Dat betekent dat je mensen eerlijk beloont voor hun werk, volgens richtlijnen in de culturele sector.

Knowing your worth

Having read this article, you can more easily determine for yourself what you are worth in relation to a client.

Programmakosten

Onder programmakosten vallen uitgaven die direct te maken hebben met de inhoud van je project. Moet je kunstwerken inkopen of huren? Nodig je sprekers, kunstenaars of performers uit? Of huur je materiaal of techniek in voor een performance of tentoonstelling? Vergeet ook niet eventuele kosten voor rechten, licenties of dramaturgische begeleiding.

Marketing and communications

Deze post wordt in veel begrotingen onderschat, terwijl een sterk publiek vaak begint bij zichtbaarheid. Denk aan kosten voor online en offline promotie, zoals advertenties, flyers, posters, social media-campagnes, of een teaser/aftermovie. Heb je een communicatiestrateeg nodig, of iemand die je website of persberichten verzorgt? Neem die kosten op in je begroting. Zonder publiek, geen impact.

Marketing Plan

As a cultural organization, a good marketing plan helps you reach and engage your audience. Whether you are organizing a festival, theater production or concert, it is important to be clear about who you want to appeal to, how you will do it and with what resources. This article provides an overview of the most important components of a marketing plan, with practical tips and examples.

Materialen en benodigdheden

Welke materialen heb je nodig om je project tot uitvoering te brengen? Dit kan variëren van decorstukken, techniek en kostuums tot gereedschap of specifieke grondstoffen. Ook uitgaven voor het inrichten van een expositieruimte of podium kunnen hieronder vallen.

Huur van kantoor, studio of locatie

Reserveer budget voor het huren van ruimtes die je nodig hebt om te repeteren, te creëren of je project uit te voeren. Denk aan een studio, atelier, kantoorruimte of de uiteindelijke projectlocatie. Houd er rekening mee dat ook kosten voor schoonmaak, techniek of beveiliging bij de huur kunnen horen.

Reiskosten

Welke reisbewegingen moeten worden gemaakt door jou, je team of uitgenodigde makers? Denk aan vervoer van materialen, reiskosten van artiesten of projectmedewerkers, maar ook aan eventuele overnachtingen. Zeker als je werkt met mensen van buiten de regio, kunnen deze kosten snel oplopen.

The impact of mobility

According to several studies, transportation is one of the largest environmental burdens within the event industry. Organizers can reduce this impact by encouraging sustainable mobility choices. This article provides insight into sustainable mobility strategies and tools to encourage sustainable choices.

Verzekeringen en vergunningen

Sommige projecten vragen om aanvullende verzekeringen, zoals een bestuursaansprakelijkheidsverzekering of een evenementenverzekering. Organiseer je iets in de openbare ruimte? Dan heb je mogelijk een vergunning nodig. Check op tijd wat er nodig is en neem deze kosten op in je begroting.

Insurance in the cultural sector

In the Netherlands it is customary to insure yourself against unexpected events. Often insurances have to do with insuring income when you can no longer work or against costs due to possible accidents or damages. By paying a premium, you can claim financial compensation when such a situation actually occurs.

Onvoorzien

Neem altijd een post ‘onvoorzien’ op in je begroting, meestal rond de 5-10% van je totale kosten. Er kan altijd iets gebeuren wat je niet had ingecalculeerd: iemand wordt ziek, een samenwerking valt duurder uit, of er moet last-minute iets extra’s gehuurd worden. Een post onvoorzien geeft je de ruimte om flexibel te reageren op dit soort situaties, zonder dat je project in gevaar komt. Hoe je begroting eruit komt te zien hangt onder andere af van de complexiteit van je project. Onze voorbeeldbegrotingen zijn een goed vertrekpunt:

• Eenvoudige begroting
• Uitgebreide begroting
• Erg uitgebreide begroting