Begroting - Kostenraming

Je hebt je concept uitgewerkt en een plan opgesteld, waarin je belangrijke keuzes hebt gemaakt – zoals de locatie van je project en wie eraan meewerken. Nu is het tijd voor de volgende stap: inzicht krijgen in de kosten. Door je plannen concreet te vertalen naar cijfers, maak je een realistische kostenraming. Op basis daarvan stel je een duidelijke en betrouwbare begroting op, die laat zien wat je nodig hebt om je project uit te voeren.

Een begroting: het vertalen van je plan in cijfers

In je plan heb je keuzes gemaakt over bijvoorbeeld het aantal medewerkers, locaties en evenementen. Nu koppel je daar cijfers aan en maak je een inschatting van de kosten. In de begroting komen alle kosten die je denkt te gaan maken terug. Als het om een wat groter initiatief of project gaat kan je verschillende kopjes gebruiken zodat de begroting overzichtelijk blijft. Werk met categorieën zoals productie, programma, personeel en communicatie.

Er zijn verschillende manieren om een begroting te maken, maar de meeste mensen gebruiken Excel. Daarmee zet je alle posten overzichtelijk in een tabel, met automatische berekeningen van de totaalbedragen per onderdeel én voor het hele project. Bekijk hieronder de voorbeeldbegrotingen als handig startpunt.

Examples of budgets

• Eenvoudige begroting
• Uitgebreide begroting
• Erg uitgebreide begroting

Tips voor het opstellen van je begroting

• Begroot realistisch: Vraag offertes op als je twijfelt over bedragen en houd rekening met Fair Pay bij personeelskosten. Begroot liever iets te ruim dan te krap – naar beneden bijstellen kan altijd, andersom is lastiger.
• Zorg voor helderheid: Licht posten toe waarvan je verwacht dat ze vragen kunnen oproepen. Een duidelijke begroting voorkomt onnodige verwarring bij beoordelaars of samenwerkingspartners.
• Wees precies met je opzet: Controleer of je BTW-plichtig bent en of je je begroting met of zonder BTW moet opstellen. Sla daarnaast verschillende versies van je begroting apart op – dat houdt het overzichtelijk en voorkomt fouten.

Vertalen van je projectplan in cijfers

In je plan heb je al belangrijke keuzes gemaakt: wie er mee werkt, waar en wanneer het project plaatsvindt, en wat er nodig is om het uit te voeren. De volgende stap is het koppelen van cijfers aan deze keuzes door een begroting op te stellen. Een begroting is in feite een onderbouwde inschatting van de kosten die je verwacht te maken en vormt een essentieel onderdeel van je projectvoorbereiding. Zeker bij subsidieaanvragen is een duidelijke begroting vaak verplicht.

Onderdelen van een begroting

Welke onderdelen je opneemt in je begroting hangt af van je project. Subsidieverstrekkers vragen vaak om een toelichting per post, zodat duidelijk is hoe je tot bepaalde bedragen bent gekomen. Voeg die toelichting dus altijd toe – het vergroot de transparantie en versterkt je aanvraag.

Veel voorkomende posten zijn:

• Personeel/honoraria
• Programmakosten
• Communicatie & marketing
• Materialen/benodigdheden
• Huur van kantoor, studio of locatie
• Reiskosten
• Abonnementen
• Verzekeringen
• Permits
• Onvoorzien

💡 Tip: Noteer álle kosten – ook als ze gesponsord zijn of ‘in natura’. Met in 'natura' worden bijdragen in de vorm van goederen of diensten in plaats van geld bedoeld, zoals gratis locatiegebruik of technische ondersteuning. Zo krijg je een volledig en realistisch beeld van de totale kosten.

Onderdelen van een begroting

In je begroting maak je alle te verwachten kosten inzichtelijk – ook kosten die je gesponsord krijgt of in natura ontvangt. Een begroting is altijd een inschatting van het totaal te maken kosten, en het is belangrijk om daarin zo volledig mogelijk te zijn. Hieronder vind je een overzicht van veel voorkomende posten, inclusief tips en aandachtspunten.

Soorten begrotingen

In elke fase van je project speelt de begroting een rol. Je begint met een inschatting van de kosten: je eerste begroting. Daarmee ga je op zoek naar financiers. Zodra je weet hoeveel geld je hebt opgehaald, stel je een werkbegroting op – de versie waarmee je daadwerkelijk aan de slag gaat.

Na afloop van je project maak je een afrekening: het overzicht van wat het écht heeft gekost. Die heb je nodig voor de verantwoording. Organiseer je vaker projecten of werk je langer aan een initiatief? Dan ga je waarschijnlijk ook werken met een meerjarenbegroting.

Soorten begrotingen

Gedurende de levenscyclus van je project werk je met verschillende soorten begrotingen. Elke fase vraagt om een iets andere benadering, afgestemd op de doelen en inzichten van dat moment. Hier leggen we uit hoe je van een eerste inschatting naar een sluitende verantwoording komt en hoe je je uiteindelijk ontwikkelt richting een meerjarenbegroting.

Financiële administratie

Houd tijdens het hele project je administratie goed en overzichtelijk bij. Verzamel en bewaar alle offertes, facturen, contracten en afspraken op één plek. Dit voorkomt gedoe achteraf en helpt je om snel begrotingen aan te passen, kosten te verantwoorden of informatie terug te vinden – bijvoorbeeld bij het aanvragen van subsidie of het maken van een eindrapport. Een goede administratie bespaart tijd, voorkomt fouten en geeft je grip op je project.

Financial administration

Werk je aan een cultureel project of initiatief? Dan is de kans groot dat je met financiering te maken krijgt. En dus ook met het bijhouden van een goede administratie. Of het nu gaat om subsidies, inkomsten uit kaartverkoop of sponsorgeld - een overzichtelijke financiële administratie is onmisbaar.