Financial administration
Grip op geld: waarom een heldere administratie onmisbaar is
Werk je aan een cultureel project of initiatief? Dan is de kans groot dat je met financiering te maken krijgt. En dus ook met het bijhouden van een goede administratie. Of het nu gaat om subsidies, inkomsten uit kaartverkoop of sponsorgeld - een overzichtelijke financiële administratie is onmisbaar.
Waarom een administratie bijhouden?
Een duidelijke administratie is in de eerste plaats handig voor jezelf. Je weet hoeveel geld er binnenkomt, wat je uitgeeft en waar je staat. Het helpt je om betere keuzes te maken en tijdig in te grijpen als dat nodig is. Daarnaast ben je wettelijk verplicht om als ondernemer of organisatie verantwoording af te leggen aan bijvoorbeeld de Belastingdienst, fondsen of samenwerkingspartners. Zij willen inzicht in je geldstromen, facturen, contracten en je bestede tijd. Zo kunnen ze beoordelen of je recht hebt op aftrekposten of of je subsidieaanvraag voldoet aan de voorwaarden.
💡 Tip: Heb je fondsen aangevraagd? Zorg dat je administratie aansluit op je begroting en de eisen van de subsidiegever. Lees meer over subsidies en fondsen.
Hoe houd je een administratie bij?
Er zijn verschillende manieren om je administratie bij te houden. Je kunt kiezen voor een eenvoudig Excel-bestand of een professioneel boekhoudpakket zoals Exact, Moneybird of e-Boekhouden. Belangrijk is dat je een methode kiest die bij jou past én die je regelmatig bijhoudt. Dagelijks even je bonnetjes, facturen en uren invoeren is minder werk dan je denkt en bespaart je later een hoop stress!
Waar moet je op letten?
Zorg dat je administratie de volgende onderdelen bevat:
- Inkomende en uitgaande facturen
- Banktransacties en kasadministratie
- Contracten en correspondentie
- Urenregistratie en reiskosten
- Belastingzaken zoals btw en inkomstenbelasting
- Eventuele modelovereenkomsten of afspraken met opdrachtgevers
- Offertes, begrotingen en rapportages
Deze gegevens vormen samen het bewijs van je financiële handelen. Ze zijn nodig voor belastingaangiftes, subsidie-afrekeningen en zakelijke evaluaties.
What happens if you don't keep records?
Laat je je administratie liggen? Dan loop je niet alleen het risico op boetes of naheffingen van de Belastingdienst, maar mis je ook kansen op belastingvoordelen of subsidies. Bovendien verlies je het overzicht en weet je niet of je bijvoorbeeld nog openstaande facturen hebt. Kortom: een slordige administratie kost je uiteindelijk meer dan een beetje moeite.
Vraag hulp als dat nodig is
Een goede boekhouder of financieel adviseur kan veel voor je betekenen. Niet alleen neemt die werk uit handen, maar hij of zij denkt ook mee over fiscale voordelen, slimme regelingen en hoe je je administratie goed inricht.
💡 Tip: Betrek een boekhouder al bij de start van je project — dan voorkom je fouten en bespaar je tijd én geld.
Video lecture Cultuur+Ondernemen
Cultuur+Ondernemen has recorded a video lecture on this topic for the development program Slagkracht: "Steam Course in Finance. Watch it below and learn more about setting up finances, for example, things like the balance sheet, project budget and liquidity budget.
https://www.youtube.com/watch?v=b87TeBQ-NnM
Handige bronnen voor verdieping
Heb je aanvullingen of kennis die bij dit onderwerp past? Laat het ons weten via info@cultuuracademy.nl. Samen maken we de kennisbank nóg beter.