Staff and volunteers

Dit artikel gaat over werken met medewerkers en vrijwilligers. Wanneer je een initiatief of project wilt realiseren krijg je vaak te maken met andere mensen. Zo heb je leveranciers en partijen die invloed hebben op jouw initiatief of project. Denk daarbij aan de gemeente of hulpdiensten. Het kan ook zijn dat je zelf mensen inhuurt om te ondersteunen bij de uitvoering van hetgeen je bedacht hebt. Afhankelijk van de financiering van jouw initiatief of project kan je medewerkers inhuren of je zoekt naar vrijwilligers. In veel gevallen is er mix van betaalde krachten en vrijwillige medewerkers.

Betaalde krachten

In sommige gevallen werk je met een aantal collega’s samen aan de ontwikkeling van het initiatief of project. Je hebt de kosten daarvan dan opgenomen in de begroting en deze mensen betaal je vanuit het bedrijf of de stichting die het organiseert. Ook kunnen zij als zzp-er werkzaam zijn waardoor ze een factuur kunnen sturen.

Vrijwilligers

Zeker wanneer je voor de eerste keer iets gaat uitvoeren of wanneer budgetten wat minder hoog zijn, is het aan te raden om met vrijwilligers te werken. Dit is ook leuk omdat vrijwilligers vaak meehelpen omdat ze geïnteresseerd zijn of iets willen leren. Je kunt vrijwilligers een vergoeding geven of je biedt ze een kaartje voor de uitvoering of eten en drinken aan. Aan vrijwilligersvergoedingen zitten regels verbonden. In alle gevallen stel je een vrijwilligersovereenkomst op, die je nodig hebt voor Belastingdienst en voor de verzekering. Houd er rekening mee dat vrijwilligers minstens net zoveel aandacht verdienen als betaalde medewerkers.

Stage

Veel organisaties besluiten op een gegeven moment om met stagiaires te gaan werken. Vaak hebben stagiaires een andere kijk op dingen waardoor jij je ontwikkelt. Op jouw beurt leer je studenten weer nieuwe dingen waardoor zij kunnen groeien en onderdeel worden van de nieuwe generatie cultuurmakers in een stad of regio. Stagiaires rooster je eigenlijk altijd boventallig in, in plaats van ze als vervangers van bepaalde functies te zien. Op die manier hebben zij mogelijkheid bestaat om te leren en fouten te maken! Er zijn studenten die kortdurende stages lopen, zoals het meewerken op een evenement. Daarnaast kan je een stagiaire voor meerdere maanden aan je binden waardoor hij of zij onderdeel wordt van de organisatie. Die studenten hebben vanuit hun opleiding vaak een onderzoeksopdracht of een grotere uitvoerende opdracht meegekregen. De kans is groot dat je wel eerst een ‘erkend stagebedrijf’ moet worden. Dat betekent dat je officieel studenten mag begeleiden. Je kunt daarvoor terecht bij meerdere organisaties:

• Stichting ELBHO voor HBO en WO.
• Samenwerkingsorganisatie Beroepsonderwijs Bedrijfsleven (SBB) voor MBO.

Verzorg jouw medewerkers en vrijwilliger goed

Het is heel leuk om met anderen samen te werken en soms is het zelfs onontbeerlijk omdat het in je eentje niet mogelijk is om een initiatief of project te realiseren. Daarom is het erg belangrijk dat je goed zorgt voor de mensen die jou helpen, of ze nu betaald of onbetaald werkzaamheden verrichten. Dat betekent dat je voldoende eten en drinken voorziet voor hen. Ook zorg je voor de veiligheid en de benodigde faciliteiten bij het uitvoeren van hun werkzaamheden. Betrek de medewerkers zoveel mogelijk bij het bedenken van oplossingen en zorg waar mogelijk voor afwisseling in het werk. Laat ook altijd duidelijk weten waar ze met vragen terecht kunnen.

Briefing

Het is handig dat jouw medewerkers, betaald of onbetaald, goed van alles op de hoogte zijn. Daarom maak je een briefing. Dit kan op meerdere momenten. Vaak verstuur je enkele dagen tot weken voor de uitvoering een briefing per mail. Hierin geef je alle zaken aan die ze van te voren moeten weten. Denk aan dingen zoals:

• De datum en tijden en het rooster.
• Eventuele kleding die moeten dragen.
• Het adres en de bereikbaarheid van de locatie.
• Het programma van de dag.
• De inhoud van de functie, taken en werkzaamheden.
• Financiële afspraken.
• Communicatiemiddelen zodat ze kunnen helpen bij de promotie.

Daarnaast is het handig om op de dag zelf nog een briefing te houden. Dit gebeurt vaak mondeling en per soorten medewerkers (als het om een wat groter initiatief of project gaat). Vaak zijn jouw medewerkers nog nooit op de locatie geweest. Dan is het goed om ze wat dingen mee te geven op het moment dat ze er zijn. Denk bijvoorbeeld aan onderstaande zaken:

• Een rondleiding door de locatie met aandacht voor praktische zaken als waar de toiletten zijn.
• Veiligheidsaspecten als de huisregels, de plek waar brandblussers staan en de werkwijze bij calamiteiten.
• Eventuele wijzigingen in het programma van de dag.
• Specifieke uitleg van taken en werkzaamheden.
• Pauzes en crewcatering.
• Wijzigingen in het rooster van de dag.

Een rooster maken

Het is aan te raden om een overzicht te creëren van het alle soorten medewerkers en personeel die je wilt inzetten. Dat kan je zowel voor een eendaagse- als een meerdaagse activiteit doen. In het rooster staat onder andere wie op welke momenten komt werken, wat hun functie is en met wie ze samenwerken. Je zou er een kolom met de kosten per personeelslid aan toe kunnen voegen zodat je dit ook meteen op een rijtje hebt. Ook kan je opnemen wie er op welke momenten mee-eet, zodat je direct een overzicht voor de crewcatering hebt.

Werving en selectie

Het vinden van goede medewerkers kan op een heleboel manieren. Wanneer je betaalde krachten zoekt dan gaat dat vaak wel iets makkelijker omdat je dan een financiële vergoeding kunt bieden. Je kunt dan een oproep doen via jouw eigen netwerk, je kunt uitzendbureaus of detacheringsbureaus inschakelen en je kunt een bericht plaatsen in netwerkgroepen op LinkedIn of op Facebook. Het werven van vrijwilligers kan je het beste doen via jouw eigen netwerk, via scholen in de regio of via sportclubs. In sommige gevallen past de Vrijwilligerscentrale Arnhem of Gelderse Handen ook bij jouw initiatief of project.

If, from your expertise, you yourself have knowledge that would fit this topic, or if you see opportunities to improve this text, we look forward to receiving your message at info@cultuuracademy.nl.