The plan of action

Wanneer je een idee hebt voor een initiatief of project, komt er vaak meer bij kijken dan je in eerste instantie denkt. Een plan van aanpak helpt je om alles overzichtelijk vast te leggen en structuur aan te brengen. Bovendien wordt zo’n document regelmatig gevraagd bij subsidie- of fondsaanvragen, of bij een vergunningsprocedure.

What is a plan of action?

Een plan van aanpak beschrijft de belangrijkste informatie rondom jouw initiatief of project. Het fungeert als rode draad en helpt anderen om te beoordelen of ze willen samenwerken of ondersteunen. Vaak kun je onderdelen uit andere documenten, zoals een communicatieplan, hergebruiken. En vraag je subsidie of fondsen aan, dan vormt het plan van aanpak vaak de basis voor je projectplan.

Voor wie schrijf je het?

Een plan van aanpak schrijf je in de eerste plaats voor jezelf. Het geeft structuur, helpt je prioriteiten te stellen en fungeert als geheugensteun tijdens de uitvoering. Zeker bij langere of complexere trajecten is het prettig om een document te hebben waarin alle kernpunten overzichtelijk staan.

Daarnaast schrijf je het plan ook voor anderen:

• Financiers en fondsen – Bij subsidie- of fondsaanvragen wordt vrijwel altijd om een projectplan of toelichting gevraagd. Met een goed plan van aanpak heb je de kerninformatie al op papier. Dat scheelt tijd en vergroot de kans dat je aanvraag serieus wordt genomen.
• Samenwerkingspartners – Denk aan leveranciers, een locatiehouder of medeorganisatoren. Zij willen snel kunnen zien wat je gaat doen, wanneer en met wie. Een plan van aanpak helpt om verwachtingen af te stemmen en taken helder te verdelen.
• Teamleden en vrijwilligers – Als je niet in je eentje werkt, zorgt een plan van aanpak ervoor dat iedereen hetzelfde uitgangspunt heeft. Taken, planning en verantwoordelijkheden zijn vastgelegd, waardoor je misverstanden voorkomt.
• Opdrachtgevers – Soms voer je een project in opdracht uit. Ook dan is een plan van aanpak handig: je laat zien dat je professioneel werkt en dat de opdrachtgever inzicht krijgt in de voortgang en de aanpak.

Kortom: een plan van aanpak is een communicatiemiddel. Het geeft jou houvast, maar maakt je initiatief ook begrijpelijker en aantrekkelijker voor de mensen met wie je samenwerkt of die je steun wilt vragen.

Wat staat erin?

Er zijn geen (wettelijk) vastgestelde regels voor het plan van aanpak, maar een goed plan van aanpak bevat meestal de volgende onderdelen:

• Algemene gegevens – contactgegevens en relevante links.
• Inleiding – een kort en persoonlijk voorwoord.
• Initiatief of project – een heldere omschrijving van wat je gaat doen.
• Organisatie – wie je bent en wie erbij betrokken zijn.
• Taakverdeling – wie doet wat, met contactgegevens.
• Opdrachtgever – als je in opdracht werkt, beschrijf die partij kort.
• Basisconcept – kerngegevens zoals naam, locatie, thema, doel en doelgroepen.
• Uitgebreide beschrijving – een levendige toelichting: hoe ziet je project eruit?
• Doelstellingen – inhoudelijk én communicatief.
• Doelgroepen – wie wil je bereiken, hoe groot zijn ze en hoe bereik je ze?
• Partners – samenwerkingen met andere organisaties of bedrijven.
• Locatie & faciliteiten – relevante gegevens van de plek en de middelen.
• Veiligheid & horeca – indien van toepassing: hoe regel je dit?
• Communicatiemiddelen – online, offline en vrije publiciteit, gekoppeld aan doelgroepen.
• Begroting en toelichting – financiële opzet en uitleg van de posten.
• Planning – een overzicht van de werkzaamheden in de tijd.
• Bijlagen – denk aan draaiboeken, cv’s, statuten of extra plannen.

💡 Tip: Op onze website vind je een handig invuldocument om direct jouw eigen plan van aanpak op te stellen. Zo hoef je het wiel niet zelf uit te vinden.